Organiser un enterrement de vie de jeune fille (EVJF) est une étape importante dans la préparation d'un mariage. De plus en plus de futures mariées choisissent de célébrer cet événement à l'étranger, pour un séjour inoubliable avec leurs amies. Si vous souhaitez organiser un EVJF surprise avec un thème "mariage en extérieur", cet article vous propose une méthode détaillée.
Phase 1 : la planification initiale
Avant de vous lancer dans l'organisation d'un EVJF surprise à l'étranger, une planification rigoureuse est essentielle. Plusieurs aspects clés doivent être définis dès le départ pour assurer le succès de cet événement festif.
Choisir la destination
Le choix de la destination doit prendre en compte divers facteurs. Le budget alloué est un premier élément crucial. Ensuite, le climat et la période de l'année influencent grandement le choix. La proximité de lieux d'intérêt et la facilité d'accès sont également à considérer. Enfin, et c'est primordial, les centres d'intérêt de la future mariée doivent guider votre décision. Par exemple, pour un EVJF au charme champêtre et raffiné, la Toscane italienne, avec ses villas rustiques et ses paysages vallonnés, représente un choix idéal. Pour une ambiance tropicale et bohème, Bali, avec ses rizières luxuriantes et ses plages de sable blanc, s'avère parfaite. Si vous recherchez un EVJF romantique et provençal, la région de la Provence, en France, avec ses champs de lavande et ses villages pittoresques, saura vous charmer. Des sites comme Skyscanner ou Kayak permettent de comparer les prix des vols. Pour les hébergements, Airbnb et Booking.com offrent une large sélection de villas, gîtes et hôtels.
Déterminer le budget
Un budget précis est indispensable. Il doit inclure les frais de vols (comptez en moyenne 350€ par personne pour un vol aller-retour Paris-Barcelone), d'hébergement (50 à 150€ par nuit et par personne selon le type d'hébergement et la localisation), des activités (prévoir au moins 250€ par personne pour les activités et sorties, hors restauration), des repas (pensez à un budget de 50€ par jour et par personne), des cadeaux pour la future mariée (environ 75€ par invitée) et une marge pour les imprévus (10 à 15% du budget total). Pour la gestion des contributions, des plateformes comme Leetchi ou HelloAsso facilitent la collecte et le suivi des dépenses. L'utilisation de comparateurs de prix et la réservation anticipée permettent d'optimiser les coûts.
Constituer l'équipe organisatrice
La constitution d'une équipe organisatrice efficace est fondamentale. Un groupe restreint de 2 à 3 personnes, partageant des responsabilités bien définies, assure une meilleure coordination. La délégation des tâches (réservations, logistique, animation) est essentielle. Une communication interne transparente et discrète est primordiale pour maintenir la surprise et assurer le bon déroulement des préparatifs. La désignation d'une personne responsable de la coordination est également importante.
Phase 2 : préparatifs détaillés
Une fois la planification initiale achevée, il est temps de passer aux préparatifs concrets. L'attention portée à chaque détail est gage du succès de l'EVJF.
Choisir les dates et la durée du séjour
Le choix des dates doit tenir compte des contraintes professionnelles et personnelles de la future mariée. Il est conseillé de réserver les dates plusieurs mois à l'avance, surtout si vous optez pour une destination populaire. Une durée de trois à cinq jours est généralement idéale pour un EVJF, permettant d'allier activités et moments de détente sans prolonger excessivement le séjour.
Réservation des vols et hébergement
La comparaison des offres de vols et d'hébergement sur différents sites spécialisés est indispensable. Pour un groupe important, la location d'une villa avec piscine ou d'un grand appartement peut s'avérer plus rentable qu'un séjour dans plusieurs chambres d'hôtel. L'hébergement doit être situé à proximité des activités prévues pour optimiser la logistique. Réservez à l'avance le transport de l'aéroport à l'hébergement, en optant pour des services de navettes ou de taxis.
Planification des activités
- Activités thématiques : Un atelier de création de bouquets ou de couronnes de fleurs s'intègre parfaitement au thème "mariage en extérieur".
- Découverte gastronomique : Un cours de cuisine locale ou une visite de vignoble avec dégustation permettent de découvrir les saveurs de la région.
- Moments de détente : Une séance de spa ou de yoga contribue à la relaxation et au bien-être du groupe.
- Activités originales : Une promenade à cheval, un tour en bateau, ou une randonnée dans un lieu exceptionnel créent des souvenirs uniques.
- Activités personnalisées : Tenez compte des centres d'intérêt de la future mariée pour choisir des activités qui lui correspondent parfaitement.
Un budget prévisionnel par personne pour les activités, hors hébergement et restauration, est de 180 à 250€. Ce budget est une estimation, et il peut varier selon les choix effectués.
Phase 3 : le déroulement de l'EVJF
Le jour J approche ! Voici quelques conseils pour assurer le bon déroulement de ce moment festif.
La surprise
Pour préserver le secret, il est recommandé d'utiliser une stratégie d'annonce subtile sans dévoiler la destination. Organisez un faux rendez-vous, comme un déjeuner ou une activité, avant de révéler le véritable programme. Un cadeau symbolique peut être utilisé pour annoncer la surprise. Une fois sur place, la surprise doit être une expérience mémorable.
Itinéraire et imprévus
Préparez un itinéraire précis, mais assez flexible pour s'adapter aux circonstances. Prévoyez des solutions de repli en cas d'imprévus (retard d'avion, problèmes de transport...). Il est conseillé de prendre contact avec un guide local pour une meilleure gestion et anticipation des éventuels imprévus.
Immortaliser les souvenirs
Désignez une personne responsable de la prise de photos et vidéos, ou faites appel à un photographe professionnel. Choisissez un hashtag spécifique pour regrouper les photos sur les réseaux sociaux. Cela permet de centraliser et de partager facilement les souvenirs de l'EVJF.
Phase 4 : après l'EVJF
Après le retour de l'EVJF, il reste quelques tâches administratives à réaliser.
Remerciements et partage
Envoyez un message de remerciement personnalisé à chaque participante. Créez un album photo ou une vidéo souvenir pour immortaliser cet événement mémorable et le partager avec la future mariée et toutes les participantes. Cela permet de conserver un souvenir durable de ce week-end inoubliable.
Gestion des dépenses
Clôturez la cagnotte en ligne et effectuez les remboursements éventuels. Gardez une trace de toutes les dépenses pour assurer la transparence et faciliter la gestion financière. Vous pouvez créer un document récapitulatif des dépenses pour faciliter le processus.
Organiser un EVJF surprise à l'étranger est une expérience enrichissante, mais qui nécessite une planification rigoureuse. En suivant ces étapes, vous contribuerez à rendre ce moment unique et inoubliable pour la future mariée et ses amies. Le choix de la destination, la gestion du budget, la planification des activités et la gestion de la surprise sont autant de points clés pour la réussite de votre projet.